În conformitate cu dispozițiile Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016, privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal, vă informăm că, în vederea înscrierii și asigurării participării dvs. la conferințele noastre este necesar să prelucrăm câteva date cu caracter personal care vă privesc:
- La completarea formularului de înscriere pe site-ul nostru https://summit.rbls.ro/ prelucrăm următoarele date, necesare înregistrării participării dvs.:
Nume, prenume, detalii companie reprezentată (CUI, denumire companie), număr de telefon, adresa de email, adresa poștală, informații tehnice cu privire la dispozitivul vizitatorului site-ului, log-uri, observații comandă, preț bilet, informații financiare (informații referitoare la plată), fotografie și funcția deținută în societatea reprezentată (dacă este cazul), date personale cu caracter special (informații privitoare la sănătate, în contextul măsurilor de siguranță luate pe timpul pandemiei Covid-19) - Cu ocazia organizării conferințelor cu prezență fizică, putem prelucra date privind preferințele dvs. dietetice, care pot dezvălui informații despre sănătatea dvs. sau credințele religioase.
Dacă participați la o conferință organizată de noi, putem prelua conținut foto/video pentru a ne ajuta la desfășurarea conferinței în format mixt (participare directă și conferință online) și la promovarea misiunii noastre. Nu este intenția noastră să preluăm conținut care sa evidențieze o anumită persoană, scopul nostru fiind doar acela de a facilita desfășurarea conferințelor și de a face cunoscută publicului atmosfera de la întrunirile noastre.
Dacă faceți o postare în legătură cu organizația sau conferințele noastre, putem să o redistribuim în cadrul activităților noastre de promovare, la fel ca și recenziile si/sau testimonialele pe care le acordați legat activitatea noastră.
TEMEIURI LEGALE
Colectăm datele dvs. cu caracter personal la inițierea contractului nostru (înscrierea dvs. și plata reprezintă intrarea dvs. într-un raport contractual cu noi în vederea participării la conferință) sau pe durata / în executarea acestuia, de la dvs. sau din terțe surse (de exemplu, fotografia dvs. ce poate fi afișată pe site-ul nostru în secțiunea dedicata participanților la conferință poate fi preluată din profilul dvs. public de Linked In, pentru a facilita o conexiune mai eficientă cu ceilalți participanți).
Furnizarea datelor cu caracter personal mai sus enumerate se face în virtutea obligațiilor contractuale, nefurnizarea acestora conducând la imposibilitatea încheierii/executării contractului, cu următoarele excepții, în care sunt aplicabile temeiuri legale diferite:
- Dacă participați la conferință ca reprezentant al unei companii, prelucrăm datele dvs. în virtutea obligației noastre legale de a executa contractul cu persoana juridică pe care o reprezentați.
- Prelucrăm datele cuprinse în fotografii sau înregistrări de la sau pentru conferințe și datele din conținutul postărilor din social media în interesul nostru legitim de a asigura o bună desfășurare a conferințelor, pe de o parte, precum și de a permite promovarea misiunii noastre, pe de alta parte. De asemenea, în baza interesului nostru legitim, toate sau o parte din datele mai sus indicate pot fi folosite pentru prevenirea fraudelor, exercitarea drepturilor noastre legale, incluzând, fără a se limita la organizarea recuperării debitelor și/ sau a proprietății organizației și soluționarea oricăror situații juridice și/sau judiciare aflate în legătură cu executarea contractului, precum și pentru soluționarea disputelor sau reclamațiilor. Aveți dreptul de a obiecta la prelucrările bazate pe interes legitim pentru motive care țin de situația dvs. particulară printr-un simplu e-mail la adresa [email protected], iar datele dvs. cu caracter personal nu vor mai fi prelucrate, cu excepția cazului în care putem demonstra motive legitime imperioase care justifică prelucrarea.
- Poate fi obligația noastră legală să prelucrăm date pentru conformarea la normele legale sau solicitările din partea autorităților, incluzând transmiterea/divulgarea datelor cu caracter personal către instituțiile sau autoritățile publice, în măsura în care este obligatoriu prin lege.
- Ne bazăm pe consimțământul dvs. atunci când prelucrăm date cuprinse în testimoniale/ recenzii sau anumite categorii speciale de date cu caracter personal, cum ar fi în situația în care ne transmiteți preferințele dvs. dietetice, care pot dezvălui informații despre sănătatea dvs. sau credințele religioase.
- Prelucrăm date ale dvs. referitoare la sănătate (privind vaccinarea), din motive de interes public major, în baza dreptului intern (Hotărârea nr. 678/2021 pentru modificarea anexelor nr. 2 și 3 la Hotărârea Guvernului nr. 636/2021 privind prelungirea stării de alertă pe teritoriul României începând cu data de 12 iunie 2021, precum și stabilirea măsurilor care se aplică pe durata acesteia pentru prevenirea și combaterea efectelor pandemiei de COVID-19.).
DESTINATARII DATELOR CU CARACTER PERSONAL
Datele cu caracter personal menționate mai sus pot fi puse la dispoziția sau transmise unor destinatari sau părți terțe, după cum este necesar pentru organizarea conferințelor și a activităților conexe:
- Procesatori de plăți, furnizori de servicii bancare, potențiali parteneri și furnizori la organizare evenimente și conferințe, agenții de marketing, PR, publicitate, producție publicitară
- Furnizori de internet și telefonie, sisteme informatice și software, cloud și hosting, asistență IT, stocare a documentelor și informațiilor, eliminare confidențială a deșeurilor, platforme și/ sau furnizori de revizuire sau management al documentelor și al activităților, procesare și traducere a documentelor, secretariat, audit, training
- Consultanții noștri profesionali, ca avocații, evaluatorii, consultanții fiscali și contabilii sau alți experți
- Autorități publice sau de reglementare, autorități fiscale
Vă rugăm să rețineți că această listă nu este exhaustivă și pot exista situații în care trebuie să împărtășim date personale cu alte părți pentru a ne îndeplini misiunea cât mai eficient posibil sau pentru a proteja drepturile, siguranța, proprietatea organizației noastre sau ale persoanelor care o compun, ale angajaților, furnizorilor sau ale altora asemenea, pentru a răspunde unor reclamații sau pentru a preveni frauda și activitățile ilegale.
PENTRU CÂT TIMP PĂSTRĂM DATELE DVS. CU CARACTER PERSONAL
Păstrăm datele personale pe care le colectăm de la și despre dvs. atât timp cât este necesar pentru a îndeplini scopul pentru care l-am colectat și în scopul satisfacerii oricăror cerințe legale, contabile sau de raportare.
- datele personale care se regăsesc în orice documente justificative care stau la baza înregistrărilor contabile se păstrează timp de 10 ani, conform legislației financiar-contabile
- datele dvs. de contact se păstrează maxim 2 ani de la data ultimului nostru contact cu dvs.
- datele prelucrate în baza interesului legitim al organizației vor fi păstrate până la încetarea interesului legitim sau până la exercitarea dreptului dvs. de opoziție (cu excepția cazului în care putem demonstra că avem motive legitime și imperioase care prevalează sau că scopul este constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță)
- datele personale necesare pentru respectarea obligațiilor legale ale organizației vor fi păstrate până la data expirării obligației legale
- datele prelucrate în baza consimțământului dvs. vor fi păstrate până la încetarea scopului pentru care au fost preluate sau până la retragerea consimțământului. Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământului înainte de retragerea acestuia.
TRANSFERUL DATELOR CU CARACTER PERSONAL IN AFARA S.E.E.
Pentru scopuri ale prelucrării aici enumerate și, în mod particular, dacă este implicat un element de extraneitate, este posibil să fie necesar să transferăm date personale ale dvs. către locații din afara Spațiului Economic European. În orice caz, înainte de a transfera datele personale într-o altă jurisdicție ne vom asigura că există o decizie privind caracterul adecvat al nivelului de protecție sau că operatorul sau persoana împuternicită de operator din jurisdicția respectivă oferă garanții adecvate.
PROCESUL DECIZIONAL AUTOMATIZAT SI CREAREA DE PROFILURI
Datele cu caracter personal menționate în prezenta nu sunt supuse unor procese decizionale automatizate, inclusiv creării de profiluri.
SECURITATEA PRELUCRĂRII DATELOR CU CARACTER PERSONAL
Aplicăm măsuri tehnice, fizice și organizatorice adecvate, care sunt proiectate în mod rezonabil pentru a proteja datele personale împotriva distrugerii, pierderii, modificării, dezvăluirii sau accesului neautorizat și împotriva altor forme ilegale de prelucrare. Accesul la datele personale este limitat la destinatarii autorizați pe baza necesității de a le cunoaște. Menținem un program cuprinzător de securitate a informațiilor, proporțional cu riscurile asociate prelucrării. Programul este adaptat în mod continuu pentru a atenua riscurile operaționale și pentru a proteja datele personale, luând în considerare practicile acceptate în domeniu. De asemenea, vom folosi măsuri de securitate îmbunătățite atunci când prelucrăm orice fel de categorii speciale de date personale.
Toți partenerii noștri, angajații, consultanții, lucrătorii, operatorii și persoanele împuternicite (adică cei care prelucrează datele dvs. personale în numele nostru, în scopurile enumerate mai sus), care au acces la și sunt asociate cu prelucrarea datelor personale, sunt obligați la respectarea confidențialității acestor date personale și la garantarea aceluiași nivel de protecție ca cel furnizat de compania noastră.
DREPTURILE DUMNEAVOASTRĂ
Aveți următoarele drepturi în legătură cu datele personale pe care le prelucrăm sau deținem despre dvs.:
Dreptul de acces
Dacă ne cereți, vom confirma dacă procesăm datele dvs. personale și, dacă este permis de lege, vă vom furniza o copie a acestor datele personale (împreună cu anumite alte detalii). Dacă aveți nevoie de copii suplimentare, este posibil să fie necesar să percepem o taxă rezonabilă bazată pe costurile administrative.
Dreptul la rectificare
Dacă datele personale pe care le deținem despre dvs. sunt inexacte sau incomplete, aveți dreptul să solicitați rectificarea acestora. Dacă aveți dreptul la rectificare și dacă am împărtășit datele dvs. personale altor persoane, le vom informa despre rectificare dacă este posibil. Dacă ne întrebați, acolo unde este posibil și legal să facem acest lucru, vă vom spune și cu cine am împărtășit datele dvs. personale, astfel încât să îi puteți contacta direct.
Dreptul de ștergere
Ne puteți cere să ștergem sau să suprimăm datele dvs. personale în anumite circumstanțe, cum ar fi cazul în care nu mai avem nevoie de ele. Dacă aveți dreptul la ștergere și dacă am împărtășit datele dvs. personale altor persoane, le vom informa despre ștergerea datelor acolo unde este posibil. Dacă ne întrebați, unde este posibil și legal să facem acest lucru, vă vom spune cu cine am împărtășit datele dvs. personale, astfel încât să îi puteți contacta direct.
Dreptul dvs. de a restricționa prelucrarea
Ne puteți cere să „blocăm” sau să oprim prelucrarea datelor dvs. personale în anumite circumstanțe, cum ar fi cazul în care contestați exactitatea acestor date personale sau ați obiectat. Dacă aveți dreptul la restricționare și dacă am împărtășit datele dvs. personale cu alții, îi vom informa despre restricție unde este posibil să facem acest lucru. Dacă ne întrebați, unde este posibil și legal să facem acest lucru, vă vom spune și cu cine am împărtășit datele dvs. personale, astfel încât să îi puteți contacta direct.
Dreptul la portabilitatea datelor
Aveți dreptul, în anumite circumstanțe, să obțineți datele personale pe care ni le-ați furnizat, într-un format structurat, frecvent utilizat și care poate fi citit automatizat și să le reutilizați în altă parte sau să ne cereți să le transferăm unei terțe părți la alegere.
Vă rugăm rețineți că acest drept se aplică numai informațiilor automatizate, pentru a căror utilizare ne-ați acordat inițial consimțământul sau în cazul în care am utilizat informațiile pentru a încheia un contract cu dvs..
Dreptul la opoziție
Ne puteți cere să nu mai prelucrăm datele dvs. personale și vom face acest lucru dacă ne bazăm pe interesele noastre legitime sau ale unor terți pentru a prelucra date personale, cu excepția cazului în care putem demonstra motive legitime imperioase care justifică prelucrarea sau că scopul este constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță.
Nu vom folosi niciodată datele dvs. personale pentru a vă supune unei decizii individuale automate.
Dreptul dvs. de a vă retrage consimțământul
Dacă ne bazăm pe consimțământul dvs. ca bază legală pentru prelucrarea datelor dvs. personale, aveți dreptul să retrageți acest consimțământ în orice moment.
Dreptul dvs. de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere
Dacă vă preocupă orice aspect al practicilor noastre de confidențialitate, inclusiv modul în care ne-am ocupat de datele dvs. personale, puteți să îl raportați autorității de supraveghere competente (www.dataprotection.ro).
Dacă doriți să vă exercitați drepturile stabilite în această politică de confidențialitate, vă rugăm să ne contactați prin trimiterea unui email la [email protected]. După primirea cererii, vom reveni către dvs. cu un răspuns în mod gratuit și fără întârzieri nejustificate.